电子邮件对于日常交流非常重要。您需要通过电子邮件与同事、患者、医疗保健提供者等进行交流。但是，在共享患者健康信息等敏感数据时，如果不符合 HIPAA 合规性，简单的“发送”点击可能会导致严厉处罚。
HIPAA 安全电子邮件可保护患者隐私并确保医疗保健领域的法规合规性。但究竟是什么让电子邮件“符合 HIPAA 安全”？您如何才能满足所有法规合规性？
在这篇博客中，我们研究了 HIPAA 安全电子邮件服务的所有关键组件 — — 从关键组件到最佳实践等等。
什么是 HIPAA 安全电子邮件？
HIPAA 安全电子邮件是一种符合《健康保险流通与责任法案》 (HIPAA) 规定的保护敏感患者健康信息的电子邮件通信。
电子邮件应确保患者数据在整个电子邮件生命周期内（从起草到传输、存储和最终删除）保持机密、完整，且只有授权个人才能访问。
HIPAA 安全电子邮件应通过不同的数据安全措施和最佳实践，旨在在每一步保护受保护的健康信息 (PHI)。以下是符合 HIPAA 的电子邮件解决方案的一些规则：
安全措施。应遵守概述的 HIPAA 隐私、安全和违规通知规则，包括获得必要的患者同意并实施所需的技术保障措施；
加密。包含 PHI 的电子邮件应在传输和静止时加密，以防止未经授权的访问；
使用安全基础设施发送。仅通过符合 HIPAA 要求的电子邮件提供商或正确配置的企业电子邮件系统发送，通常涉及与服务提供商的业务伙伴协议 (BAA)；
留下审计线索。全面的日志记 电报数据 录和监控系统可跟踪涉及 PHI 的所有电子邮件活动，从而实现详细审计并对潜在安全事件做出快速响应。
HIPAA 合规电子邮件的关键组成部分
如果您想建立符合 HIPAA 的电子邮件系统，以下是您必须实施的最重要的组件：
加密
加密是符合 HIPAA 要求的电子邮件最关键的方面之一。该法案要求对每封电子邮件进行加密，以防止未经授权的访问。
为了符合 HIPAA 规定，电子邮件应使用端到端加密协议。即使存储在服务器上的电子邮件也应加密，以防止在发生泄露时未经授权的访问。
以下是符合 HIPAA 要求的电子邮件加密最佳实践：
使用端到端加密来保护传输中和静止的电子邮件；
实施 TLS（传输层安全性）1.2 或 1.3 进行电子邮件传输；
简化加密密钥的适当管理和保护；
定期更新加密协议以保持最高级别的安全。
验证
身份验证可确保只有授权人员才能访问包含 PHI 的电子邮件。这涉及的措施远比简单的密码保护更为深入。
通常，身份验证过程涉及多层安全措施来验证用户的身份。以下是符合 HIPAA 要求的电子邮件服务中最关键的身份验证组件：
用于电子邮件访问的多重身份验证 (MFA)；
强大的密码策略，例如定期更改密码和限制密码重复使用；
常规用户身份验证协议，用于验证电子邮件用户的身份；
基于角色的访问控制将 PHI 访问限制为仅限必要的人员。
安全协议
安全协议旨在保护敏感信息免遭操纵、拦截和未经授权的访问。这涉及在整个电子邮件发送过程中设置一个安全框架来保护 PHI。
为了符合 HIPAA 规定并发送安全消息或电子邮件，您应实施以下一些提示和最佳做法：
使用安全电子邮件网关过滤收发电子邮件中的威胁；
实施 S/MIME（安全/多用途互联网邮件扩展）用于电子邮件签名和加密；
发送包含 PHI 的大文件时，使用 SFTP 或 FTPS 等安全文件传输协议；
定期更新和修补电子邮件服务器和客户端以解决安全漏洞。
数据丢失预防
数据丢失防护 (DLP) 策略旨在防止和监控未经 如何让您的网站更加环保 授权的敏感信息传输。这些策略可降低意外或故意泄露 PHI 的风险并保持 HIPAA 合规性。
以下是为符合 HIPAA 要求的电子邮件系统设置有效 DLP 策略的一些最佳实践和步骤：
设置 DLP 软件来监控和控制哪些数据通过电子邮件离开您的组织；
创建内容过滤器来检测和阻止包含未加密的 PHI 的电子邮件；
执行处理电子邮件中的 PHI 的政策，包括转发和回复规则；
定期对电子邮件实践进行审核，以确保合规性并识别潜在风险。
数字签名
数字签名可以验证电子邮件确实由正确的来源（或发件人）发送，并且在传输过程中未被篡改。
它可验证包含 PHI 的电子邮件消息的真实性和完整性，这是 HIPAA 合规性的重要元素。您应该执行以下操作：
分配数字签名以验证发送者的身份；
实施公钥基础设施（PKI）来管理数字证书和签名；
培训员工了解数字签名的重要性以及如何正确使用数字签名；
定期审查和更新数字签名政策以符合当前的最佳实践和法规。
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HIPAA 安全电子邮件的使用
建立一套在上述所有组件中都名列前茅的安全电子邮件系统是医疗机构遵守 HIPAA 的必要部分。这可以保护敏感的患者信息并为您省去很多麻烦。
以下是贵组织使用 HIPAA 安全电子邮件的流程细目：
在传输过程中使用 TLS 加密电子邮件：
对所有发送的电子邮件实施传输层安全性 (TLS) 256 位加密；
在发送 PHI 之前，验证收件人电子邮件服务器是否支持 TLS；
使用自动加密包含敏感信息的电子邮件的电子邮件平台。
实施安全登录方法和双因素身份验证：
在所有电子邮件帐户中实施强密码策略；
实施双因素身份验证（2FA）；
尽可能使用生物识别身份验证方法。
使用安全电子邮件网关过滤和监控电子邮件中的威胁：
设置过滤器来检测和隔离潜在的网络钓鱼电子邮件和恶意软件；
配置内容过滤器以自动识别和加密包含 PHI 的电子邮件；
使用网关强制执行组织范围的电子邮件策略，例如防止发送未加密的敏感信息。
请记住，HIPAA 安全电子邮件合规性不是一次性设置，而是一个持续的过程，需要定期监控、更新和员工培训，以确保持续的有效性和合规性。因此，请按照 dy 引线 规则和规定不断优化您的电子邮件流程。
HIPAA 安全电子邮件常见问题解答
HIPAA 电子邮件安全要求是什么？
HIPAA 电子邮件安全要求概述了保护受保护健康信息 (PHI) 的各种措施。这些措施包括加密传输中和静止的电子邮件、实施可靠的访问控制、使用 TLS 1.2 或 1.3 加密协议、进行定期风险评估审计。
此外，还为员工提供有关 PHI 处理的全面培训、实施数据丢失预防系统、维护详细的访问和传输日志，并与符合 HIPAA 的电子邮件提供商等业务伙伴签订业务伙伴协议 (BAA)。
此外，组织必须确保电子邮件仅包含必要的最少 PHI，并且所有通信仅安全地发送给授权收件人。
通过电子邮件发送 PHI 是否被视为违反 HIPAA？
通过电子邮件发送 PHI 并不直接违反 HIPAA。但是，如果没有采取适当的保护措施，则可能会违反 HIPAA 规则。这些保护措施包括加密电子邮件、通过安全传输协议发送电子邮件以及设置访问控制。
为避免违规，公司应使用符合 HIPAA 的电子邮件服务，并遵循在电子通信中处理 PHI 的最佳实践。
如何确定电子邮件是否符合 HIPAA？
检查电子邮件是否符合 HIPAA 涉及评估不同的因素。首先，确保加密的电子邮件应受到 TLS 1.2 或更高版本加密的保护。接下来，验证是否已实施访问控制以供授权使用。
记录和监控电子邮件访问和 PHI 传输的系统也是强制性的。此外，患者同意电子邮件传输、业务伙伴协议和电子邮件中的最低 PHI 是遵守 HIPAA 的必要条件。
Gmail 电子邮件是否符合 HIPAA 标准？
Gmail 本身并不遵守 HIPAA。标准 Gmail 帐号（免费或个人）不遵守 HIPAA，因此绝不应将其用于 PHI。不过，Google Workspace（以前称为 G Suite）可以在特定条件下遵守 HIPAA。
这需要与 Google 签订业务合作伙伴协议 (BAA) 并进行适当的服务配置。即使签订了 BAA，您的公司也必须实施额外的安全措施，例如加密、访问控制、双因素身份验证以及上述所有措施。
需要注意的是，拥有 Google Workspace 帐户并不会自动确保遵守 HIPAA；用户在处理 PHI 时仍必须遵守所有 HIPAA 指南。